Laatst bijgewerkt: 01-04-2026

1. Algemeen

Dit privacybeleid ("Privacybeleid") beschrijft het beleid van Anno MMX B.V., (hierna aangeduid als "wij" of "ons" e.d.), ook handelend onder de naam Pararius Office en Leadflow, met betrekking tot de verzameling, het gebruik en de verdere verwerking van de volgende soorten persoonsgegevens:

• Persoonsgegevens van personen die op zoek zijn naar een woning (“Woningzoekenden”);
• Persoonsgegevens van klanten die gebruik maken van onze diensten (zoals makelaars of particuliere verhuurders) en hun eventuele medewerkers;
• Bezoekers van de website.

Hierna leggen we per groep personen uit waarvoor wij uw persoonsgegevens verwerken.

2. Waarvoor verwerken wij uw persoonsgegevens (voor welke doeleinden)?

2.1 Persoonsgegevens van Woningzoekenden

Wij bieden verschillende soorten diensten aan en de doeleinden waarvoor wij persoonsgegevens van Woningzoekenden verwerken verschillen per soort dienst en ook of we dat in opdracht doen van onze klanten (dan zijn we verwerker) of voor onszelf (dan zijn we verantwoordelijke).

2.1.1 Pararius Office algemeen

Onze klanten gebruiken Pararius Office in het algemeen als back office systeem. Ze kunnen via Pararius Office bijvoorbeeld woningaanbod publiceren en beheren, en reacties daarop ontvangen en deze beheren. Daarbij kunt u als woningzoekende ook informatie uitwisselen met de klanten, zoals uw contactgegevens. Wij verwerken de gegevens in het back office systeem zoals gebruikt door de klanten als hun verwerker. Daar maken wij afspraken over in een verwerkersovereenkomst. Als u meer informatie wilt over hoe de klant uw persoonsgegevens verwerkt, neem dan met de betreffende klant contact op.

2.1.2 Leadflow Diensten

Een van de Pararius Office diensten is het verwerken en beheren van bezichtingsaanvragen van Woningzoekenden die interesse hebben in een woning. Hierbij hoort het categoriseren van aanvragen, het selecteren van woningzoekenden en het communiceren met woningzoekenden om tot een geschikte kandidaat te komen. Daarbij kunt u ook informatie delen met de klanten, zoals uw contactgegevens en informatie over uw woonsituatie.

Voor de uitwisseling van uw gegevens om contact te hebben met onze klanten zijn wij aan te merken als verwerker.

Wanneer wij uw gegevens (zoals emailadres) gebruiken voor onze eigen doeleinden dan zijn wij verantwoordelijke. Dit is bijvoorbeeld zo als u zich inschrijft op attenderingen op woningaanbod op basis van door u aangegeven woningvoorkeuren, als u gebruik maakt van eventuele andere door ons aan u geboden functionaliteiten en wanneer wij rechtstreeks met u te communiceren, zoals om u (service)berichten te sturen over onze diensten en die van onze zusterbedrijven.

Wij verwerken uw gegevens dan zodat u gebruik kunt maken van de door ons aangeboden functionaliteiten, om met u te communiceren, zoals over aanbod van door ons of onze zusterbedrijven aangeboden diensten of producten en voor het op anonieme basis analyseren van het gebruik van onze diensten.

2.1.3 Screeningdiensten

Onze klanten kunnen gebruik maken van diensten om Woningzoekenden te screenen en als we dat aanbieden kunnen Woningzoekenden ook in onze dienst zelf een account aanmaken om een screening van zichzelf uit te laten voeren en de screeningsinformatie met klanten te delen.

Bij de screening worden onder meer de identiteit van de Woningzoekende en het inkomen gecontroleerd. Het controleren van het inkomen van de Woningzoekende omvat onder meer het financiële vermogen om de maandelijkse huurtermijnen te betalen op basis van het geschatte inkomen. Dit met als doel om klanten te beschermen tegen wanbetaling, maar ook om de Woningzoekende te beschermen tegen te hoge huurlasten.

Bij het verwerken van de persoonsgegevens van Woningzoekenden ten behoeve van de screenings treden wij op als verwerker van onze klanten ten aanzien van de gegevens die voor onze klanten worden verwerkt, zoals in hun accounts. Onze klanten moeten u informeren over de verwerking van uw persoonsgegevens bij de screening.

Als wij aan Woningzoekende een functionaliteit aanbieden waarbij zij zelf accounts kunnen aanmaken en zelf kunnen bepalen met welke klanten zij hun gegevens voor screenings willen uitwisselen, treden we daarbij op als verantwoordelijke voor de gegevens in het account van de Woningzoekenden. Deze gegevens verwerken wij in dat geval zodat u gebruik kunt maken van de door ons aangeboden functionaliteiten, om uw betalingen te verwerken, om met u te communiceren, zoals over aanbod van door ons of onze zusterbedrijven aangeboden diensten of producten en voor het op anonieme basis analyseren van het gebruik van onze diensten.

Hoe verloopt het screeningsproces?

Er zijn twee verschillende screeningsprocessen: eentje waarbij de klant een screening aanvraagt en eentje waarbij de Woningzoekende zelf bepaalt met welke klant de informatie wordt gedeeld.

Aanvraag screening door de klant:

1. Wanneer een klant een screening aanvraagt ontvangt u van onze klant per email een bericht met een uitnodiging voor de screening en een link naar uw online dossier. De klant zet daarvoor uw emailadres in onze dienst.
2. U vult in uw dossier de daar gevraagde informatie in (zoals uw namen, informatie over de samenstelling van uw huishouden, inkomen, naam en type werkgever, geboortedatum, woonadres) en uploadt de gevraagde documenten (kopie ID-bewijs voor de identificatiecontrole, foto van uzelf (een selfie), werkgeverscontract, recente loonstroken, verhuurdersverklaring, documenten die u zelf wilt uploaden). Deze informatie is nodig voor de uiteindelijke verhuurder om na te gaan of deze een huurovereenkomst met u aan wil gaan.
3. Tijdens het screeningsproces wordt u ook gevraagd om een Open Banking bankverbinding met uw bankrekening te maken, voor de controle van het door u opgegeven inkomen. U geeft hiervoor uw toestemming. Deze bankverbinding wordt gemaakt zodat onze dienst uw eerdere transacties kan analyseren en uw vermogen om de maandelijkse huurtermijnen te betalen kan beoordelen. De verbinding en het toestemmingsproces verlopen via een aanbieder van de Open Banking functionaliteit (zie daarover meer bij “Hoe worden uw gegevens gedeeld”?).

Aanvraag screening door Woningzoekende:

Wanneer u zelf een account aanmaakt om uzelf te laten screenen vindt de screening op dezelfde manier plaats en voor dezelfde doeleinden als bij de stappen onder 2) en 3) hiervoor. Na het doorlopen van de screening kunt u zelf bepalen of u de screeningsinformatie wilt delen als een klant daarvoor bij u een verzoek indient. U bepaalt dan dus zelf of en aan wie toegang wordt verleend tot de screeningsinformatie.

Welke screeningsinformatie krijgt de klant?

Op basis van de door u ingevulde gegevens en geüploade documenten, de bankgegevens en informatie die wij van een extern kredietinformatiebedrijf ontvangen voert onze dienst een screening uit, waaronder een check op de echtheid en juistheid van de documenten.

Van het kredietinformatiebedrijf ontvangen wij informatie die wordt gebruikt voor het rapport van de screening (persoonlijke score, overall score, risico ten aanzien van het opgegeven adres, waarschuwingen (bijvoorbeeld of de Woningzoekende een incassodossier heeft)). Zie hierover meer bij “Hoe worden uw gegevens gedeeld”?

De klant ontvangt een rapportage met daarin uw basisgegevens, contactgegevens, informatie over uw gecontroleerde inkomen en ID-bewijs, inclusief uw soort werkbetrekking en de uitkomst van de kredietwaardigheidscontrole. Op basis van deze informatie beoordeelt en besluit de klant (of de uiteindelijke verhuurder) zelf of deze u wil aannemen als huurder. Het screeningsproces verloopt daarmee dus niet volledig geautomatiseerd, onze dienst wordt alleen als ‘tool’ gebruikt bij het besluitvormingsproces.

Hoe worden uw gegevens gedeeld?

Voor de screening van Woningzoekenden gebruiken wij een leverancier die een controle uitvoert op het identiteitsbewijs dat u via het dossier uploadt en een leverancier die de door de u geüploade documenten controleert op echtheid en fraude, zij slaan de gegevens op servers op binnen de EER.

Voor de screening van Woningzoekenden wordt ook een leverancier gebruikt (OpenAI Ireland Ltd) die de teksten van de documenten controleert met behulp van Artificial Intelligence. OpenAI verwerkt deze teksten ook buiten de EER, zij doen dit als verwerker. OpenAI kan de teksten ook delen met groepsmaatschappijen en leveranciers buiten de EER. Hiervoor sluiten zij standard contractbepalingen van de EU af, of bindende contracten met hun groepsmaatschappijen of zenden zij de gegevens door op basis van een beslissing van de Europese Commissie dat de ontvangende partij voldoende waarborgen biedt voor de bescherming van uw persoonsgegevens (zoals het Data Privacy Framework voor de Verenigde Staten).

Om informatie over uw kredietwaardigheid te kunnen ontvangen worden beperkte gegevens (initialen, achternaam, geboortedatum, adres) verstrekt aan Economic Data Resources B.V. ("EDR"). EDR gebruikt deze gegevens om een kredietwaardigheidsbeoordeling uit te voeren zodat deze weer via de Dienst kan worden verwerkt in het screeningsproces en het screeningsrapport (zie hiervoor). EDR ontvangt uw gegevens en verstrekt de gegevens die uit de screening komen als onze sub-verwerker. Uw persoonsgegevens in de database van EDR verwerkt zij echter onder eigen verantwoordelijkheid. De privacyverklaring van EDR treft u hier aan: https://www.edrcreditservices.nl/privacy-statement/.

Om de bankverbinding tot stand te brengen zullen uw gegevens worden verwerkt door de leverancier van de Open Banking verbinding, Go Cardless. Dit doen zij onder eigen verantwoordelijkheid. De privacyverklaring van Go Cardless treft u hier aan: https://gocardless.com/privacy/. Zij kunnen uw gegevens ook opslaan buiten de EER, hier treft u daar meer informatie over aan: https://gocardless.com/privacy/details/.

Meer informatie over doorgiften naar buiten de EER kan worden opgevraagd door contact op te nemen via de contactgegevens die hieronder staan genoemd bij "Contact".

Voor welke doeleinden gebruiken de klanten (en hun opdrachtgevers) uw screeningsinformatie?

De klant gebruikt uw gegevens gewoonlijk om met u te communiceren en om u de uitnodiging voor de screening te sturen en daar verder met u over te communiceren, en daarnaast zodat de screening kan worden uitgevoerd met als uiteindelijke doel om op basis van de rapportage na te gaan of u geschikt bent om een huurovereenkomst mee aan te gaan. Als de klant een makelaar is kan deze de rapportage delen met diens opdrachtgever, de verhuurder, om het uiteindelijke besluit te nemen.

2.2 Persoonsgegevens van (medewerkers van de) klant

2.2.1 Gegevens van medewerkers (buiten de diensten om)

Als u onze klant bent of een medewerker van onze klant dan verwerken wij uw persoonsgegevens (zoals naam, klant waarvoor u werkt, emailadres, telefoonnummer) zodat wij met u kunnen communiceren, waaronder het verzenden van serviceberichten, om een commerciële relatie met u of de klant te onderhouden, voor de administratie van onze relatiebeheer, ten behoeve van onze financiële administratie (bankrekening, overige transactiegegevens) en facturatie, en om de overeenkomst met de klant aan te kunnen gaan en uit te kunnen voeren en daar bewijs van te hebben. Als u een particuliere klant (verhuurder) bent dan gebruiken wij uw naam om in het Kadaster te controleren of u de eigenaar bent van de woning en sturen we ook een betaalverzoek naar het emailadres dat u op heeft gegeven, om te controleren of de naam van uw betaalrekening klopt met de naam in het Kadaster. Dit doen wij om te voorkomen dat ‘scamwoningen’ worden geplaatst.

2.2.2 Gegevens van gebruikers

Als u ook een gebruiker bent van onze diensten en bij onze klant werkt dan verwerken wij uw persoonsgegevens (naam, emailadres, wachtwoord) in de dienst als verwerker. Daarnaast kunnen wij uw gegevens voor onze doeleinden gebruiken zoals hierna aangegeven.

2.2.3 Zichtbaarheid op platforms en profielinformatie

Wij kunnen bepaalde informatie over onze klanten (zoals makelaars), hun organisatie of hun medewerkers zichtbaar maken op door ons geëxploiteerde platforms, zoals makelaarsprofielen, zoekresultaten, vergelijkingen, rangschikkingen of andere informatieweergaven voor consumenten of andere gebruikers van onze diensten.

Deze informatie kan onder meer betrekking hebben op:

• profiel- of kantoorinformatie;
• dienstverlening of activiteiten;
• gebruik van onze diensten;
• responsiviteit of andere prestatie-indicatoren;
• statistische of afgeleide informatie die is gebaseerd op het gebruik van onze diensten.

Wij gebruiken deze informatie om:

• consumenten en gebruikers van onze platforms beter te informeren;
• de vindbaarheid en presentatie van aangesloten makelaars te verbeteren;
• transparantie te bieden over dienstverlening op onze platforms;
• onze platforms en diensten te ontwikkelen en te optimaliseren.

Voor deze verwerking treden wij op als verwerkingsverantwoordelijke.

2.3 Alle diensten

Voor alle diensten geldt dat wij persoonsgegevens van Woningzoekenden, klanten en hun medewerkers kunnen gebruiken voor:

• De naleving van de voorwaarden voor het gebruik van de diensten te controleren en indien nodig daar opvolging aan te geven;
• De beveiliging van onze diensten, waaronder de toegang tot accounts;
• Het gebruik van de diensten te kunnen analyseren op anonieme basis;
• Het voldoen aan op ons van toepassing zijnde wet- en regelgeving en/of het opvolgen van bevelen van overheidsinstanties of gerechtvaardigde verzoeken van derden;
• Het eventueel afhandelen van klachten of geschillen.

2.4 Bezoekers van de website

Bezoekers van onze website kunnen via een contactformulier contact met ons opnemen. De ingevulde gegevens gebruiken wij om met u te communiceren over uw vraag.

Wij plaatsen cookies via de website. Meer informatie hierover kunt u vinden in ons cookiebeleid:

• Leadflow: https://leadflow.rent/Cookiebeleid-JWHgGJ-xi77Yn-aSMShK-WnZRyg
• Pararius Office: https://crm.parariusoffice.nl/Cookiebeleid

3. Is het verplicht om gegevens af te staan?

Sommige gegevens moeten verplicht worden ingevuld, als dat zo is dan zullen wij dat aangeven. Bijvoorbeeld: de naam en het emailadres van klanten zijn nodig om een account aan te kunnen maken, contactgegevens in het contactformulier zijn nodig om contact met u op te kunnen nemen en voor de facturatie moeten wij naam en bedrijfsgegevens weten.

Sommige gegevens zijn nodig om de overeenkomst met de betrokkene aan te gaan en uit te voeren of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen (zoals gegevens ten behoeve van facturatie), zonder deze gegevens kunnen wij de overeenkomst niet aangaan en de diensten niet aanbieden.

4. Op welke rechtsgrond verwerken wij uw persoonsgegevens?

De rechtsgronden voor de verwerking van de persoonsgegevens zijn:

• onze gerechtvaardigde belangen om onze bedrijfsactiviteiten uit te voeren, waaronder het aanbieden en beveiligen van onze diensten, het communiceren met onze relaties, het onderhouden van een commerciële relatie met onze relaties, het bijhouden van een administratie, het controleren van de naleving van de gebruiksvoorwaarden;
• het aangaan en uitvoeren van de overeenkomst met de klant;
• het voldoen aan op ons rustende wettelijke verplichtingen;
• voor specifieke verwerkingen, zoals het verzenden van commerciële e-mails als daarvoor een opt-in nodig is, kunnen wij uw toestemming vragen.

5. Met wie worden uw persoonsgegevens gedeeld?

In principe verwerken wij de persoonsgegevens alleen voor onszelf maar soms kan het noodzakelijk zijn om persoonsgegevens te delen met andere partijen (zie voor informatie over derden met wie uw gegevens worden gedeeld bij de screeningsdienst hiervoor onder 2.1.3.):

• Wij gebruiken IT-dienstverleners in verband met het aanbieden van de diensten, zoals:
• De hostingpartij die de gegevens host die via de diensten worden verwerkt.
• De emailprovider die emailfunctionaliteiten ondersteunt.
• Dienstverleners die applicaties aanbieden waar ook persoonsgegevens in kunnen worden verwerkt, zoals een applicatie voor supportdiensten, een CRM applicatie, een applicatie voor het corrigeren van fouten, een applicatie voor het ondertekenen van overeenkomsten, het schrijven van code, het testen van bepaalde functionaliteit en het analyseren van data voor interne doeleinden.
• Onze boekhouder en boekhoudprogramma verwerkt facturen met daarop persoonsgegevens.
• Wij kunnen, op grond van geldende wet- en regelgeving, verplicht zijn bepaalde persoonsgegevens te verstrekken aan overheidsinstanties of andere daartoe gerechtigde derden.
• In een eventuele juridische procedure kunnen wij genoodzaakt zijn persoonsgegevens te delen met de betrokken partijen, adviseurs en instanties.
• Daarnaast kunnen wij de persoonsgegevens voor de in dit Privacybeleid omschreven doeleinden ook delen met onderdelen van ons bedrijf en binnen onze groep.

6. Worden de gegevens doorgegeven naar buiten de Europese Economische Ruimte (EER)?

Onze hosting partij slaat de persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER) op.

Sommige aanbieders van de applicaties die wij gebruiken kunnen de persoonsgegevens ook delen met groepsmaatschappijen of eigen dienstverleners buiten de EER. Voor het doorgeven van die persoonsgegevens gebruiken zij standaard contractbepalingen van de Europese Commissie en sommige ook bindende bedrijfsvoorschriften voor het delen van gegevens met groepsmaatschappijen. Sommige dienstverleners geven de gegevens ook door naar de Verenigde Staten op basis van een Data Privacy Framework certificering.

Meer informatie over doorgiften naar buiten de EER kan worden opgevraagd door contact op te nemen via de contactgegevens die hieronder staan genoemd bij "Contact".

7. Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard?

Voor de persoonsgegevens hanteren wij de volgende bewaarcriteria/termijnen:

• Woningzoekenden: Het emailadres dat de Woningzoekende heeft ingevuld voor matchend aanbod of andere diensten wordt gebruikt zolang de Woningzoekende zich daar niet van heeft afgemeld. Na afmelding wordt het emailadres uit de lijst gehaald / wordt het emailadres nog 6 maanden opgeslagen.
• Gegevens van (contactpersonen bij) Klanten: de contactgegevens (naam, adres, emailadres, telefoonnummer e.d.) worden gedurende twee jaar na het einde van de overeenkomst met de klant bewaard, eventuele andere gegevens in correspondentie worden als uitgangspunt 5 jaar bewaard (soms kan het noodzakelijk zijn om zakelijke gegevens langer te bewaren), gegevens in de financiële administratie 7 jaar en eventuele gegevens in verband met klachten geschillen of een (andere) wettelijke verplichting zolang als noodzakelijk is in verband met de klacht of het geschil of de wettelijke verplichting.
• Gebruikers: Eventuele gegevens in verband met het controleren en/of afdwingen van de gebruiksvoorwaarden of een (andere) wettelijke verplichting: zolang als noodzakelijk is in verband daarmee of in verband met de wettelijke verplichting. Gegevens over het gebruik van de diensten: zolang als onze diensten worden gebruikt en het noodzakelijk is om deze te beveiligen en het gebruik ervan te analyseren.
• Websitebezoekers: Informatie die via cookies wordt verzameld wordt bewaard zolang als is aangegeven in de cookieverklaring.
• Informatie die zichtbaar is op onze platforms wordt bewaard zolang het betreffende profiel actief is, zolang de publicatiefunctie is ingeschakeld of zolang dit noodzakelijk is voor het doel van publicatie, tenzij een kortere bewaartermijn geldt.

8. Uw rechten met betrekking tot de verzamelde persoonsgegevens

Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heeft u onder meer de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

1. U heeft het recht op inzage in en een kopie van uw persoonsgegevens.
2. U heeft het recht om persoonsgegevens die wij van u hebben verzameld te laten corrigeren of aanvullen als deze onjuist of onvolledig zijn.
3. U heeft het recht om uw persoonsgegevens te laten verwijderen.
4. U heeft het recht om uw persoonsgegevens te laten beperken.
5. Als u toestemming heeft gegeven voor een bepaald gebruik van uw persoonsgegevens, heeft u het recht die toestemming weer in te trekken. De intrekking geldt dan voor toekomstig gebruik van uw gegevens.
6. Als u de persoonsgegevens zelf hebt aangeleverd of wanneer deze door u zijn aangemaakt en u daarvoor toestemming hebt gegeven of de gegevens nodig zijn voor het uitvoeren van de overeenkomst met u en als de gegevens elektronisch worden verwerkt dan heeft u het recht uw persoonsgegevens in een gestructureerd en gangbaar format in machine leesbare vorm mee te krijgen en, als dat technisch mogelijk is, de persoonsgegevens op uw verzoek op die manier aan een andere partij over te laten dragen.
7. U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door ons.
8. U heeft het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende instantie, in Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegevens.

Deze rechten gelden richting ons als verwerkingsverantwoordelijke. Als u uw rechten in wilt roepen richting een klant van ons, kunt u contact opnemen met die klant.

Om uw rechten richting ons uit te oefenen, kunt u contact opnemen via de contactgegevens die staan genoemd bij "Contact". Het kan zijn dat wij in bepaalde gevallen het recht hebben om uw verzoek te weigeren of daar slechts gedeeltelijk aan te voldoen.

9. Contact

Bij vragen, suggesties of klachten over uw persoonsgegevens of dit Privacybeleid, neem contact met ons opnemen via info@parariusoffice.nl.

10. Wijzigingen van dit Privacybeleid

Wij behouden ons het recht voor deze privacyverklaring aan te passen. Als het om een belangrijke wijziging gaat zullen wij je daarvan op de hoogte brengen, bijvoorbeeld door daar een bericht over te tonen op onze website.