Privacyverklaring
Waarvoor geldt deze privacyverklaring?
Deze Privacyverklaring is van toepassing op de Leadflow website (de ‘Website’) en de Leadflow applicatie (de ‘Applicatie’) van TreeHouse B.V. (hierna: ‘Leadflow’).
De Applicatie kan door onze klanten (zoals makelaars) worden gebruikt om het werkproces rondom het verwerken van bezichtigingsaanvragen voor woningen te vergemakkelijken. Hierbij hoort het categoriseren van aanvragen, het selecteren van woningzoekenden en het communiceren met woningzoekenden om tot een geschikte kandidaat te komen.
Woningzoekenden kunnen de Applicatie ook gebruiken, o.a. door zich in te schrijven voor attenderingen van passend woningaanbod van onze zusterwebsites www.huurwoningen.nl en www.pararius.nl.
Deze Privacyverklaring heeft betrekking op:
- Klanten (zoals makelaars) en hun medewerkers die de Applicatie zakelijk gebruiken (allen: ‘Klanten’)
- Woningzoekenden die reageren op woningen die door Klanten worden aangeboden en daarover met Klanten communiceren (‘Woningzoekenden’)
- Woningzoekenden die de Applicatie gebruiken voor hun eigen woningzoektocht (ook ‘Woningzoekenden’)
- Bezoekers van de Website
Voor deze gegevensverwerkingen zijn wij aan te merken als verwerkingsverantwoordelijke zoals bedoeld in de Algemene Verordening Gegevensverwerking (‘AVG’).
Voor persoonsgegevens van Woningzoekenden, Klanten (inclusief hun gebruikers) en eventuele andere personen met wie Klanten communiceren via de Applicatie en die Klanten onder eigen verantwoordelijkheid in hun account verwerken, zijn wij aan te merken als verwerker, wij verwerken deze gegevens niet voor onze eigen doeleinden. Met Klanten maken wij hier aparte afspraken over in een verwerkersovereenkomst. Deze Privacyverklaring is niet van toepassing op die gegevensverwerking.
Wij kunnen geaggregeerde en geanonimiseerde data over het gebruik van de Applicatie naar eigen inzicht gebruiken en deze data met derden delen. Deze Privacyverklaring is niet van toepassing op die data omdat het niet om persoonsgegevens gaat.
Wat zijn de doeleinden van de gegevensverwerking?
Wij verwerken de persoonsgegevens om:
- Te kunnen communiceren met onze Klanten, de Woningzoekenden en, als ze contact met ons opnemen, Websitebezoekers
- Overeenkomsten met betrekking tot de door ons geleverde diensten aan te gaan en deze uit te voeren
- Betaling en facturering mogelijk te maken, indien sprake is van een betaalde dienst, en in verband daarmee onze financiële administratie voeren
- (De accounts in) de Applicatie te beheren en de toegang daartoe te beveiligen en te controleren
- Een administratie te voeren met betrekking tot de gebruikers van de Applicatie
- Aan Klanten de mogelijkheid te bieden de functionaliteiten van de Applicatie te gebruiken en onze diensten te verlenen (zoals supportdiensten)
- Aan Woningzoekenden de mogelijkheid te bieden de functionaliteiten van de Applicatie te gebruiken, zoals zich inschrijven voor email attenderingen van passend woningaanbod (van onze zusterwebsites of derden) op basis van door de Woningzoekende aangegeven woningvoorkeuren
- Serviceberichten met betrekking tot de Applicatie te sturen
- Klanten en Woningzoekenden op de hoogte te houden van onze diensten
- De uit onze dienstverlening voortvloeiende relaties te beheren
- De naleving van de voorwaarden voor het gebruik van de Applicatie te controleren en indien nodig daar opvolging aan te geven
- Het gebruik van de Website en Applicatie te kunnen analyseren [en gepersonaliseerde advertenties te kunnen tonen]
- Te voldoen aan op ons van toepassing zijnde wet- en regelgeving en/of het opvolgen van bevelen van overheidsinstanties of gerechtvaardigde verzoeken van derden
- Een eventueel geschil te kunnen afhandelen
De persoonsgegevens kunnen voor de eerder genoemde doeleinden worden uitgewisseld met of ter beschikking worden gesteld aan alle onderdelen van ons bedrijf.
Is het verplicht om gegevens af te staan?
Sommige gegevens moeten verplicht worden ingevuld, als dat zo is dan zullen wij dat op de Website of in de Applicatie aangeven. Bijvoorbeeld: de naam en het emailadres van Klanten zijn nodig om het account in de Applicatie te kunnen gebruiken en voor de facturatie moeten wij naam en bedrijfsgegevens weten.
Sommige gegevens zijn nodig om de overeenkomst met de betrokkene aan te gaan en uit te voeren of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen (zoals gegevens ten behoeve van facturatie), zonder deze gegevens kunnen wij de overeenkomst niet aangaan en de Applicatie niet aanbieden.
Op welke rechtsgrond is de gegevensverwerking gebaseerd?
Wij verwerken de persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden uit de AVG:
- Omdat het noodzakelijk is om een overeenkomst met de betrokkene aan te gaan en/of die uit te voeren.
- Omdat het noodzakelijk is om te voldoen aan op ons rustende wettelijke verplichtingen, zoals met betrekking tot onze financiële administratie en eventuele verzoeken van overheidsinstanties om verstrekking of andere verwerking van persoonsgegevens.
- Omdat het noodzakelijk is voor onze gerechtvaardigde belangen, die van de Klant of Woningzoekende of van een derde, deze belangen zijn in het algemeen het kunnen aanbieden van de Applicatie en het voeren van onze bedrijfsvoering en zijn meer specifiek aangegeven bij de omschrijving van de doeleinden hiervoor.
- Voor specifieke verwerkingen vragen wij toestemming (opt-in), zoals toestemming aan Woningzoekenden voor het versturen van attenderingen van passend woningaanbod van onze zusterwebsites. De betrokkene heeft hebt het recht deze toestemming altijd weer in te trekken, zonder dat daarbij afbreuk wordt gedaan aan de rechtmatigheid van de verwerking voordat de toestemming werd ingetrokken.
Met wie wisselen jullie persoonsgegevens uit?
In principe verwerken wij de persoonsgegevens alleen voor onszelf maar soms kan het noodzakelijk zijn om persoonsgegevens te delen met andere partijen:
- Wij gebruiken IT-dienstverleners in verband met het aanbieden van de Applicatie en de overige uitvoering van onze dienstverlening, zoals:
- De hostingpartij die de gegevens host die via de Applicatie worden verwerkt.
- De emailprovider die de email functionaliteit in de Applicatie ondersteunt.
- Dienstverleners die applicaties aanbieden waar ook persoonsgegevens in kunnen worden verwerkt, zoals een applicatie voor supportdiensten, een CRM applicatie, een applicatie voor het corrigeren van fouten, het schrijven van code, het testen van bepaalde functionaliteit en het analyseren van data voor interne doeleinden.
- Onze boekhouder en boekhoudprogramma verwerkt facturen met daarop persoonsgegevens.
- Wij kunnen, op grond van geldende wet- en regelgeving, verplicht zijn bepaalde persoonsgegevens te verstrekken aan overheidsinstanties of andere daartoe gerechtigde derden.
- In een eventuele juridische procedure kunnen wij genoodzaakt zijn persoonsgegevens te delen met de betrokken partijen en instanties.
Worden de gegevens doorgegeven naar buiten de Europese Economische Ruimte (EER)?
Onze hosting partij slaat de persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER) op.
Sommige aanbieders van de applicaties die wij gebruiken kunnen de persoonsgegevens ook delen met groepsmaatschappijen of eigen dienstverleners buiten de EER. Voor het doorgeven van die persoonsgegevens gebruiken zij standaard contractbepalingen van de Europese Commissie en sommige ook bindende bedrijfsvoorschriften voor het delen van gegevens met groepsmaatschappijen. Sommige dienstverleners geven de gegevens ook door naar de Verenigde Staten op basis van een Data Privacy Shield certificering.
Hoe lang worden de gegevens bewaard?
Voor de persoonsgegevens hanteren wij de volgende bewaarcriteria/termijnen:
- Gegevens van (contactpersonen bij) Klanten: de contactgegevens (naam, adres, emailadres, telefoonnummer e.d.) worden gedurende twee jaar na het einde van de overeenkomst met de Klant bewaard, eventuele andere gegevens in correspondentie worden als uitgangspunt 5 jaar bewaard (soms kan het noodzakelijk zijn om zakelijke gegevens langer te bewaren), gegevens in de financiële administratie 7 jaar en eventuele gegevens in verband met geschillen of een (andere) wettelijke verplichting zolang als noodzakelijk is in verband met het geschil of de wettelijke verplichting.
- Woningzoekenden: Het emailadres dat de Woningzoekende heeft ingevuld voor matchend aanbod of andere diensten wordt gebruikt zolang de Woningzoekende zich daar niet van heeft afgemeld. Na afmelding wordt het emailadres uit de lijst gehaald / wordt het emailadres nog 6 maanden opgeslagen.
- Websitebezoekers: Informatie die via cookies wordt verzameld wordt bewaard zolang als is aangegeven in de cookieverklaring.
Welke rechten heb ik met betrekking tot mijn persoonsgegevens?
Om jouw rechten uit te oefenen, kun je contact opnemen via de contactgegevens die staan genoemd bij "Wat als ik vragen heb?" Het kan zijn dat wij in bepaalde gevallen het recht hebben om uw verzoek te weigeren of daar slechts gedeeltelijk aan te voldoen.
Wat als ik vragen heb?
Als je vragen hebt over het gebruik van jouw gegevens of over deze privacyverklaring, kun je een email sturen naar info@leadflow.rent .
Kunnen wij deze privacyverklaring aanpassen?
Ja. Deze privacyverklaring is van 30-11-2023. Wij behouden ons het recht voor deze privacyverklaring aan te passen. Als het om een belangrijke wijziging gaat zullen wij je daarvan op de hoogte brengen, bijvoorbeeld door daar een bericht over te tonen op onze website.
